So verläuft der Prozess der Unterstützung eines Projektes.

1. Anfrage aus dem Projekt: Vorschlag für eine konkrete Maßnahme, z.B.Planung eines Klassenraumes, Anschaffung eines medizinischen Gerätes, Verbesserung des Bewässerungssystems, Finanzierung des Zwiebelanbaus, des Ziegenprojekts, usw.
2. Anforderung von Kostenvoranschlägen oder Finanzierungsplänen: z.B. Klassenraum
3. Prüfung, ob die Förderrichtlinien eingehalten werden und ggfs. Kontaktpersonen, Organisationen (DED, Botschaft, NGOs) befragt worden sind.
4. Beratung und Entscheidung im Bürgerkomitee bei nur von Steinhagen getragenen Projekten und Abstimmung mit den Woerdenern beim gemeinsamen Treffen.
   Bei gemeinsam geförderten Projekten fällt die Entscheidung erst beim gemeinsamen Treffen.
5. Überweisung des Geldes (immer unter Berücksichtigung einer Eigenleistung z.B. in Form von Arbeiten) auf ein Konto bei der Bank oder durch persönliche Übergabe durch bekannte Personen. Der Umtausch in Landeswährung ist im Land günstiger.
6. Vorzugsweise sollte die Finanzierung von Sachgegenständen (medizinische Geräte, Betten) im Land erfolgen. Der Versand im Container verursacht erheblich höhere Kosten!
7. Für die Finanzierung von Baumaßnahmen sollten im Land 3 Kosten-voranschläge eingeholt werden oder der Kostenvoranschlag durch eine kompetente Person als richtig begutachtet werden, wenn im Komitee keine Vergleichswerte vorliegen.

Diese Kontrollmechanismen können wir anwenden.

1. Reisen in das Land und zu den Projekten sind teuer. Trotzdem unternehmen die Mitglieder diese von Zeit zu Zeit auf eigene Kosten.
2. Materialkosten: Von Rechnungen über die Materialkosten lassen wir uns bei Zweifeln Kopien schicken .
3. Lohnkosten: Es gibt nur wenige, die Buch führen über Lohnzahlungen (Cash auf die Hand).
4. Fotodokumente während der Bauzeit und nach Abschluss der Arbeiten belegen am besten die erfolgreiche Umsetzung. Auch später sind Fotos ein guter Beleg für erfolgreiche Arbeit und Pflege vor Ort.

So sieht die Beziehung zu den Projekten aus.

Es muss eine Partnerschaft sein, keine Bevormundung: alle geplanten Maßnahmen müssen hinterfragt, geprüft, mit Partnern/ Vertrauenspersonen abgesprochen, abgestimmt und dann erst umgesetzt werden.

Darauf können sich unsere Spender verlassen.

Die Spender und Spenderinnen erhalten (spätestens im 1. Quartel des Folgejahres) eine Spendenquittung und werden in Jahresberichten und persönlichen Briefen über die Verwendung der Spendengelder informiert.